Der Preis einer unbesetzten Führungsposition

Was die gängige Rechnung übersieht

Vakanzkosten werden üblicherweise so gerechnet: Jahresumsatz geteilt durch Mitarbeiterzahl und Arbeitstage, multipliziert mit den Tagen, die die Stelle offen steht. Der Rechenweg geht auf John Sullivan zurück, der ihn 2005 veröffentlichte. Eine amtliche oder wissenschaftlich normierte Formel gibt es für Deutschland nicht, und die Online-Rechner, die zu diesem Stichwort erscheinen, stammen sämtlich von Personaldienstleistern.

Die direkten Suchkosten fallen dabei deutlich kleiner aus als die Rechnung nahelegt. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung kommt für die Jahre 2010 bis 2022 auf durchschnittlich 870 Euro je erfolgreicher Neueinstellung.

Die größere Rechnung entsteht während der Vakanz im Unternehmen selbst.

Was die Vakanz im Team auslöst

Der DGB-Index Gute Arbeit befragte von Januar bis April 2024 insgesamt 6.985 Beschäftigte. 46 Prozent arbeiten demnach in Bereichen mit spürbarem Personalmangel. Unter den Betroffenen übernehmen 76 Prozent zusätzliche Aufgaben, 60 Prozent müssen schneller arbeiten, je 57 Prozent leisten Überstunden oder passen ihre Arbeitszeit an.

DGB-Index Gute Arbeit, Report 2024, Schwerpunkt Fachkräftesicherung. Herausgeber ist der Deutsche Gewerkschaftsbund, eine Interessenvertretung der Arbeitnehmerseite. Die Erhebung ist repräsentativ und die Methode offengelegt. Der Wert bezieht sich auf Personalmangel allgemein, nicht speziell auf eine offene Führungsposition.

Damit ist die Rechnung eine andere, als die Formel abbildet. Eine unbesetzte Stelle erzeugt weitere unbesetzte Stellen. Wer die Mehrbelastung über Monate laufen lässt, riskiert Abgänge in dem Team, das die Position später führen soll.

Auf der Arbeitgeberseite fällt die Einschätzung ähnlich aus. Im DIHK-Fachkräftereport für 2025 und 2026, für den über 21.000 Unternehmen antworteten, nennen 55 Prozent die Mehrbelastung der Belegschaft als erwartete Folge des Fachkräftemangels. 36 Prozent können offene Stellen zumindest teilweise nicht besetzen, bei kleinen und mittleren Unternehmen liegt der Wert über 40 Prozent.

Der volkswirtschaftliche Rahmen

Das Institut der deutschen Wirtschaft hat den Wertschöpfungsverlust durch fehlende Fachkräfte für 2024 auf 49 Milliarden Euro beziffert, was 1,1 Prozent des Produktionspotenzials entspricht. Grundlage waren rund 573.000 fehlende Fachkräfte. Für 2027 rechnet dieselbe Untersuchung mit 74 Milliarden Euro.

Aktueller ist der Blick auf die Lücke selbst. Für März 2026 weist das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung rund 357.000 Stellen aus, die sich rechnerisch nicht mit passend qualifizierten Arbeitslosen besetzen lassen. Das sind 32,5 Prozent aller offenen Stellen. Die Zahl der offenen Stellen selbst liegt nach der IAB-Stellenerhebung im ersten Quartal 2026 bei 1,15 Millionen, ein Rückgang von 8 Prozent gegenüber dem Vorquartal.

Die Lücke schrumpft also. Für die einzelne Schlüsselposition ändert das wenig, weil die Frage dort nicht lautet, wie viele Stellen bundesweit offen sind.

Was eine lange Vakanz bei qualifizierten Stellen anzeigt

Aus der Vakanzkosten-Rechnung wird üblicherweise die Aufforderung, schneller zu besetzen.

Ciao-Wei Chen und Laura Yue Li werteten 30 Millionen Stellenanzeigen von 3.540 US-Unternehmen über 38.115 Firmenquartale aus, Zeitraum August 2007 bis Dezember 2018. Veröffentlicht wurde die Arbeit 2023 in der begutachteten Fachzeitschrift Review of Accounting Studies.

Das Ergebnis fällt nach Qualifikationsniveau auseinander. Bei gering qualifizierten Stellen geht eine kurze Vakanzdauer mit höherer künftiger Profitabilität einher. Bei hoch qualifizierten Stellen kehrt sich der Zusammenhang um: Eine längere Vakanzdauer sagt dort eine höhere künftige Profitabilität voraus. Die Effektgröße liegt jeweils bei rund fünf bis sechs Prozent des durchschnittlichen Quartals-ROA je Standardabweichung.

Chen, Ciao-Wei / Li, Laura Yue: Is hiring fast a good sign? Review of Accounting Studies 28, Seiten 1316 bis 1353, 2023. Die Daten sind US-amerikanisch, die Übertragbarkeit auf den deutschen Markt ist nicht geprüft.

Eine schnelle Besetzung, die nach zwölf Monaten wieder frei ist, verschiebt die Vakanz um ein Jahr und um den Aufwand einer Einarbeitung.

Zwei Größen, die gegeneinander laufen

Für die Entscheidung im Unternehmen bleiben damit zwei Werte, die beide mit der Zeit wachsen, aber unterschiedlich schnell.

• Die laufende Belastung: Mehrarbeit im Team, verschobene Projekte, Abgänge von Leistungsträgern. Diese Größe wächst mit jedem Monat und beschleunigt sich, sobald der Engpass zur Dauerlage wird.
• Das Risiko der Fehlbesetzung: Es steigt, sobald der Druck die Auswahl verkürzt. Eine Führungskraft, die aus Zeitnot eingestellt wird, löst den vollen Zyklus ein zweites Mal aus.